¿CUÁLES SON LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA?

Al igual que se hizo en el caso de la definición de Administración, es necesario dar un paso atrás y buscar conceptos básicos que nos resulten indispensables en toda definición.

En primer lugar, no cabe duda que hablaremos de personas que conforman la organización.

Por otra parte, estas personas deben compartir un objetivo común, de otra forma no habría mayor motivación para seguir trabajando con las mismas personas.

Finalmente, es indispensable que esas personas, a fin de obtener el objetivo común, cumplan acciones coordinadas.

• ¿Es posible una organización que no incluya personas?
• ¿Es posible una organización donde las personas no compartan un objetivo?
• ¿Es posible una organización donde las acciones de sus miembros no se coordinan? 

Evidentemente  no.  Por  tal  motivo,  podemos  definir  a  la  organización  como  un conjunto  de  personas  que  realizan  acciones  coordinadas  para  conseguir un objetivo común. ¿Cómo lo logran? 

Evidentemente, esas personas necesitarán recursos, dividirse las tareas, armar un plan, es decir, lograrán sus objetivos administrando.

Para funcionar de una forma efectiva, la organización debe reunir sus actividades similares o relacionadas en grandes áreas, normalmente regidas por un gerente, quienes responden por su participación en el logro o no de los objetivos trazados.

En general, se identifican cinco grandes áreas básicas, que están presentes en toda organización, con matices propios dependiendo de las actividades que realiza.

• Operaciones (servicios) o producción (bienes) - Manufactura

Función:

Es aquí donde se procede a transformar insumos y materias primas para obtener finalmente el producto o servicio terminado que la empresa ofrece en el mercado.

Áreas:

o Planeamiento de la producción o de operaciones, donde se determina el proceso que se utilizará, la cantidad por producir, los recursos por asignar.

o Producción u operaciones propiamente dichas, donde se ejecuta la realización del producto o servicio.

o Control de la producción o de operaciones, donde se verifica que los recursos han sido correctamente utilizados.

• Logística - Manufactura

Función:

Debe abastecer, oportunamente, de materiales y servicios a todas las demás unidades en cantidad, calidad y precios adecuados.

Áreas:

o Compras, es la función encargada de adquirir bienes y servicios que requieren las demás unidades de la organización para ser  suministrados en el momento oportuno, en cantidad, calidad y precios adecuados.

o Almacenamiento, esta sub área se encarga de guardar y conservar en buen estado los artículos desde que se producen o ingresan a la empresa, hasta que se necesitan.

o Transporte, que debe movilizar materias primas, insumos, bienes y productos en tiempo oportuno y al menor costo, para cumplir con los objetivos de logística.

• Recursos humanos

Función:

Se encarga del proceso de planificación, organización, dirección, coordinación y control del trabajo de los miembros de la organización, de manera que usando recursos estimados en cantidad, calidad y tiempo, se pueda lograr que las personas hagan su mejor esfuerzo por alcanzar metas previamente establecidas.

Áreas:

o Reclutamiento y selección: el reclutamiento es la convocatoria de candidatos para uno o más puestos de trabajo; y la selección es el proceso de evaluación de los candidatos reclutados, con el objeto de elegir a los más idóneos para los puestos que se pretenden ocupar.

o Capacitación y desarrollo, que pretende hacer optimizar las capacidades y motivación del personal.

o Evaluación de desempeño, quien proporciona retroalimentación a los empleados. Al evaluárseles y conocer ellos los resultados de su evaluación, sabrán qué están haciendo bien y en qué están fallando para posteriormente mejorar su desempeño.

o Compensaciones (planillas y remuneraciones), que es la determinación de la remuneración del trabajador de acuerdo con diversos criterios.

o Bienestar y asistencia social, que se encarga de brindar un ambiente favorable tanto materialmente como anímicamente al desempeño de las actividades

• Marketing o comercialización

Función:

Se encarga de satisfacer las necesidades del cliente a través de procesos de intercambio.

Áreas:

o Investigación de mercado, quien brinda información respecto a las preferencias, satisfacciones, insatisfacciones y expectativas de los consumidores, así como toda información relevante respecto de todos aquellos factores que forman el mercado de un determinado bien o servicio.

o Promoción, comprende a las actividades orientadas a estimular y apoyar   el  proceso  de   intercambio  mediante  la  información   sobre productos y la persuasión para su compra en función de los beneficios que se ofrecen.

o Ventas, cuya función es lograr que los objetivos se concreten en forma eficiente para contribuir a las metas empresariales, ofreciendo el producto  a los intermediarios o consumidores y logrando que el producto esté disponible para los consumidores en el momento en que lo necesiten.

• Finanzas / Contabilidad

Función:

Su objetivo es maximizar la riqueza de los accionistas, y la forma de hacerlo es maximizando el valor de las acciones.

Áreas:

o Contabilidad, es el subsistema que se encarga de registrar todas las transacciones de la empresa, tanto con sus clientes externos como con  sus clientes internos.

o Planeamiento financiero y presupuesto, encargado de planificar y proyectar el uso de los recursos financieros de acuerdo con los objetivos de la empresa.

o Tesorería, encargada de administrar la caja, asignar los depósitos de dinero y cuentas bancarias.

o Créditos y cobranzas, subsistema encargado de definir las políticas de crédito, evaluar el riesgo  de cada cliente y velar por la oportuna cobranza  a cada uno de ellos.

Enfoque sistémico de organizaciones

La empresa, como organización, es un sistema. Un sistema es un conjunto de partes relacionados entre sí. Las partes de un sistema entero se llaman subsistemas, además cada sistema puede ser, a su vez, un subsistema de un todo mayor.

En la medida en que los sistemas pueden ser abiertos e interactuar con elementos externos, esta teoría adquiere una gran complejidad.

En cualquier sistema, se puede encontrar cuatro elementos básicos para su funcionamiento:

INPUTS - TRANSFORMACIÓN - FEEDBACK - OUTPUTS

El enfoque de sistemas nos dice que, cuando un problema ocurre en una de las partes, todo el sistema se afecta. Por ejemplo, si el departamento de compras no adquiere la cantidad correcta de insumos de calidad, el departamento de producción no podrá hacer su trabajo.

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