SÍNTOMAS DE UNA MALA ORGANIZACIÓN DEL PROPIO TRABAJO Y DE UN MAL EMPLEO DEL TIEMPO

Dentro de nuestras actividades, ya sea dentro del entorno acadèmico o laboral, una forma de saber si padecemos de una mala organización del trabajo y empleo del tiempo es a través de la manifestación de los siguientes síntomas:

- Jornadas cada vez más largas de trabajo o estudio

- No saber decir “no”

- El perfeccionismo

- No negociar plazos de respuesta

- Emplear mal el tiempo de entrevistas (escuchar, preguntar, argumentar)

- Tener objetivos personales confusos o cambiantes

- Falta de un plan de trabajo diario

- No dejar “sitio” (tiempo) para imprevistos

- Utilizar mal las comunicaciones (teléfono, fax, correo, mensajeros, visitas).

- Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se quiere obtener (objetivos)

- Desconocimiento de las personas que influyen en una decisión

- Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno mismo

- Estrés

- Humor irritable

- Cansancio permanente

Para hacer un buen empleo del tiempo es necesario tener en cuenta el significado de eficiencia, eficacia, y el tiempo requerido para la realización de cada una de las tareas de nuestra jornada laboral.

La eficiencia consiste en hacer las cosas bien. Es positiva, por supuesto, pero no garantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace.

La eficacia consiste en hacer lo que realmente hay que hacer. La persona eficaz sabe, ante todo, qué es lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados que desea alcanzar. Hace lo que le acerca a ellos.

La eficiencia se centra en el método, en el cómo. La eficacia, en el fin. La persona que hace un buen empleo del tiempo es capaz de equilibrar eficiencia y eficacia.

Por otro lado, para determinar el tiempo que de dedica a cada una de las tareas que realizamos es necesaria la medición.

El cronometraje y otras técnicas análogas de la medida del tiempo, son:

• Válidas para labores físicas,
• Aplicables con mayor dificultad a tareas administrativas, salvo que sean muy mecánicas y repetitivas,
• Inaplicables a tareas de mando, de carácter creativo, de venta, etc.

¿Quién puede predecir el tiempo para hacer una venta o un estudio del potencial de mercado?

La realidad del profesional, de los directivos y de la mayor parte de los trabajadores "de cuello blanco" es muy clara: ni sus jefes ni ellos mismos suelen tener idea del tiempo que lleva realizar sus tareas. Ante esta situación, los planteamientos de reparto y control del trabajo suelen ser estrictamente emotivos. Y lo mismo ocurre con las reacciones ante lo que cabría denominar la actividad aparente, que se acaban basando en cada organización en aspectos que no cabe calificar sino como culturales.


¿POR QUÉ REALIZAS Y FINALIZAS UNAS TAREAS Y NO OTRAS?

Por razones muy simples, el ser humano tiene la tendencia de anteponer ciertas actividades y dejar otras para después; un después que fácilmente se convierte en nunca.


¿QUÉ TIPO DE COSAS RECIBE MÁS FÁCILMENTE NUESTRA ATENCIÓN?

Pues las que son o nos parecen:

• Cortas,
• Fáciles,
• Agradables,
• Conocidas,
• Urgentes,
• Interesantes,
• Programadas o las que nos llegan del jefe o de compañeros a los que apreciamos.

DECÀLOGO PARA PROGRAMAR CORRECTAMENTE TU TIEMPO

1. Ten siempre preparado tu programa/agenda antes de iniciar tu jornada. La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos de la jornada precedente. Trabaja para estar en el cuadrante Eficiente, tendrás tiempo para hacerlo.

2. Programa tus actividades en función de los objetivos que quieras alcanzar. No cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. Termina lo que empieza.

3. Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Respétalos.

4. Trata de acompasar tus actividades, en la medida de lo posible, a tus ciclos corporales. No se puede ser eficaz todo el día. Programa lo más importante para sus horas de mayor eficacia.

5. Programa siempre tu horario por escrito, aumenta, además, la implicación personal.

6. Mantén a la vista tu programa de actividades diarias. Ver reiteradamente objetivos, prioridades y actividades programadas te ayudará a mantenerte en la línea previamente elegida.

7. No vaciles en tomarte largos períodos de tiempo para tareas importantes. No estés para nadie mientras las realice.

8. Asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.

9. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de su interés. Cuando decida abordar algo nuevo e importante, debe poder hacerlo sin destrozar su programa ni sentirse culpable.

10. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días. Necesita hacerlo. Y no puede esperar a "tener tiempo".

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