La realidad única, concreta y objetiva no puede ser captada como tal. Aun cuando pudiésemos asumir que esta realidad única existe, cada uno de nosotros la modifica a través del filtro de su percepción. La percepción de cada persona es algo bastante complejo, que está influido, entre otros posibles factores, por el tiempo, espacio y estado de ánimo al momento de realizar la percepción, además del impacto de experiencias previas, factores ambientales, estructura neuronal y el código genético del individuo.
Lo relevante es que para “n” observadores de un fenómeno, es posible obtener al menos “n” percepciones distintas (aunque posiblemente no “radicalmente” distintas).
Las herramientas que utilizamos para poder comunicar y plasmar nuestras percepciones de realidades, se denominan: Modelos.
Los Modelos son representaciones de algún fenómeno o hecho del mundo, que nos interese. Ej.: Modelos de Organizaciones, datos o procesos de negocios.
Para expresar estos Modelos es que se necesitan los Lenguajes (como UML o BPMN).
Los Lenguajes son herramientas creadas por el hombre con el fin de comunicarse y son imprescindibles para poder concebir los modelos, pues uno expresa a lo más, lo que el lenguaje le permite.
Los Lenguajes son los que permiten comunicar los modelos a otros, validarlos, discutirlos y ampliar la percepción del otro sobre un mismo fenómeno.
Modelo de Procesos de Negocio:
El proceso de negocio es una colección de actividades diseñadas para producir una salida específica para un cliente o mercado particular. Implica un fuerte énfasis en 'cómo' se hace el trabajo en una organización, en contraposición al enfoque en 'qué' de producto. Así, un proceso es un ordenamiento específico de actividades de trabajo a través del tiempo y del espacio, con un comienzo, un fin, entradas y salidas claramente identificados: una estructura para la acción.
El modelo de negocios es el estudio de la organización.
Durante el proceso de modelado del negocio, se examina la estructura de la organización y se observan los roles en la compañía y cómo estos se relacionan.
También, se examina el flujo de trabajo de la organización, los procesos principales dentro de la compañía y cómo ellos trabajan. Además, se deben examinar las entidades externas, cualquier individuo u otras compañías, y cómo interactúan con el negocio, y observar las implicaciones de esas interacciones.
El “Modelado de Negocios” se define como un proceso de representación de uno o más aspectos o elementos de una empresa u organización.
Se busca modelar las actividades que se hacen dentro de la empresa, la cual va a tener un fin que es de alguna forma lucrativa, los aspectos que se desean modelar son:
1. Su propósito
2. Su estructura
3. Su funcionalidad
4. Su dinámica
5. Su lógica de negocios
6. Sus componentes:
1. Fines
2. Procesos de negocio
3. Reglas de negocio
4. Objetos de negocio
5. Actores
6. Unidades organizativas
7. Etc.
Un Modelo del Negocio es una descripción de los elementos que constituyen una organización, o una parte de ella, así como de las relaciones entre estos elementos. Un Modelo del Negocio es una conceptualización de una empresa u organización, es la caracterización de los aspectos más significativos de la empresa o de una parte de ella. Para ello, se debe tener claro cuál es el fin que se busca con ese modelo y así tener los elementos del negocio que se deseen representar.
1. ¿Qué se usa para modelar el negocio?
Dentro de las notaciones para modelar el negocio y/o sistemas de negocio, se utilizan varias notaciones y lenguajes de modelado, entre las que se puede mencionar:
a) Diagramas de Flujo de Datos (DFD) – Análisis estructurados –
b) UML (diferentes versiones) – Son los usados actualmente para diagramar modelos de negocios –
• Diagramas de Casos de Uso • Diagramas de clases y objetos • Diagramas de Actividades • Diagramas de estados
c) BPMN (Business Process Modeling Notation) 4) UML Business extensiones de UML para modelado de procesos del negocio • Diagramas de procesos
2. Utilidad y características:
La utilidad del Modelo de Procesos de Negocio se puede apreciar a través de lo siguiente:
a) Entender el Negocio
Uno de los principales motivos para desarrollar cualquier modelo es incrementar el conocimiento del negocio y facilitar la comunicación. Un modelo visual es más fácil de comprender y discutir que una descripción textual. El modelo es una fotografía actual de cómo los modeladores ven actualmente al negocio. El modelo cambiará y evolucionará conforme los modeladores mejor entiendan el negocio o conforme el negocio cambie.
Una vez que los modelados sean estables, debido principalmente a que ya dan una imagen clara de los roles y tareas a través de toda la organización, entonces estos podrán ser usados tanto para entrenar al personal como para desarrollar las herramientas tecnológicas que apoyen a los procesos que realiza dicho personal (Cauvet, 2008).
b) Soporte del Sistema de Información
Hoy en día, la mayoría de los negocios usan algún tipo de sistema de información. A decir verdad, puede decirse que la tecnología de información es una parte integral de la operación diaria de muchas compañías. Con la Internet como infraestructura técnica para comunicación y transacciones financieras, una riqueza de nuevas oportunidades de negocios, está emergiendo. Los modelos de negocio existentes necesitan ser adaptados con las nuevas posibilidades que provee la Internet.
Aun siendo tan grande esta tendencia, sin embargo, muchas compañías están insatisfechas con la calidad de sus sistemas de información, mencionando que ofrecen el soporte de negocio insuficiente o inútil, difícil de usar, no son fiables, y no están integrados con otros sistemas. En muchos casos, esto se debe al hecho de que los sistemas no están siendo desarrollados con un entendimiento correcto del negocio. Este es un efecto común en las empresas que emplean numerosos sistemas informáticos pequeños, que aunque apoyan ciertas acciones del negocio, funcionan de manera aislada de forma que es frecuente que la información producida por dichos sistemas sea inconsistente (Laudon, 2004).
La solución es crear un modelo global de negocio que puede ser usado para determinar qué sistemas de información son requeridos, cómo deben ser desarrollados y qué funcionalidad deben contener. Si la especificación de requerimientos está basada en un buen modelo de negocio, hay una gran probabilidad de que el sistema de información soportará las operaciones del negocio adecuadamente. Existen varias ventajas para basar todos los sistemas de información en un mismo modelo básico de negocio:
1. Los sistemas de información se vuelven una parte integral del negocio global, soportando las operaciones, fortaleciendo el trabajo y la obtención de resultados.
2. Los sistemas se integran fácilmente unos con otros y pueden compartir o intercambiar información.
3. Los sistemas son más fáciles de actualizar y modificar como dicten los cambios en el modelo de negocio, como resultado del ambiente que le rodea, las metas de la organización, o por las mejoras e innovaciones del modelo de negocio. Esto reduce el costo de mantener actualizados los sistemas de información y de poner al día continuamente los procesos del negocio.
4. La lógica de negocio puede ser reusada en algunos sistemas reduciendo los costos y el esfuerzo de desarrollo.
Idealmente, los objetos presentados en los modelos de negocio traducen o mapean objetos en el sistema de información. Normalmente, esto no es un mapeo uno a uno.
Un objeto o proceso en el modelo de negocio no siempre puede ser traducido a un objeto dentro del sistema de información y viceversa, hay objetos en el sistema de información que no están presentes en absoluto en el modelo del negocio, como son por ejemplo los elementos técnicos que apoyan la correcta operación del sistema, tales como ciertos controles de las bases de datos y de los que soportan las telecomunicaciones.
Usar modelos de negocio como base para los sistemas de información también presenta una oportunidad para el reuso de software. Si son varios sistemas de información que apoyan el mismo negocio, usualmente, tendrán un conjunto de objetos que coincidan. Esos objetos tienen que ser implementados solo una vez y pueden ser reusados en otros sistemas de información (Eriksson, 2000).
La ventaja del reuso también es aplicable a los modelos. Si el mismo modelo de negocio, puede actuar como la base de varios sistemas de información. Este puede ser reusado como la entrada básica para definir los requerimientos de cada sistema. Sin un modelo de negocio común, cada equipo de desarrollo de sistemas crearía su propio modelo de análisis para entender el mundo real. No solo es trabajo redundante, sino que aumenta el riesgo de que los equipos interpreten la realidad de manera diferente y; por lo tanto, desarrollarán sistemas incompatibles.
c) Mejora:
Un modelo de negocio puede ser usado para mejorar la operación actual de la organización. Esta técnica, a veces llamada Mejora de Procesos de Negocio (Business Process Improvement, BPI), es usada para identificar las posibles formas de hacer el negocio más eficiente. El negocio actual es modelado y luego analizado para oportunidades de perfeccionamiento o mejora. La mejora de procesos de negocio sugiere que el negocio sea cambiado incrementalmente en lugar de hacerlo inmediatamente y radicalmente. Cuando una oportunidad de mejora es identificada, es producido un nuevo modelo de negocio para demostrar cómo este debe verse después de que esos cambios sean implementados (Cauvet, 2008).
Varias actividades deben ser completadas en orden para cambiar el negocio e implementar un nuevo modelo de negocio:
1. Describir nuevas rutinas y crear soporte administrativo para esas rutinas.
2. Entrenar al personal afectado por el cambio; enseñarles los nuevos procesos y motivarlos a volverse parte del cambio.
3. Cambiar los sistemas de información que participan en el negocio para mejorar el soporte y perfeccionar su operación.
4. Negociar con subcontratistas y personal de la empresa que necesitaran adaptarse a los cambios.
Dependiendo de la extensión de los cambios y del cuidado en el proceso de modelado, mejorar el negocio puede ser trabajo simple o complicado. Con frecuencia un modelado superficial y poco reflexivo, genera resultados rápidos, pero de escaso o nulo impacto, incluso a la larga suelen ser contraproducentes.
d) Innovación:
La innovación de negocio involucra el análisis del negocio actual y la búsqueda del modelo para nuevas formas de hacer las cosas. El modelo de negocio y sus procesos son cambiados significativamente para crear diferentes y mejorados procesos. A menudo, pueden existir rutinas en un negocio por razones históricas o, porque la infraestructura demanda que se hagan de cierta manera.
La innovación implica un premio mucho más grande que la mejora, pero si la innovación tiene éxito, el resultado puede lograr grandes ganancias en eficiencia. La innovación es por consiguiente usada en compañías que requieren un cambio radical incitado por un pobre rendimiento, falta de presupuesto, y productividad ineficiente (Ruiz, 2008).
Una forma extrema de innovación de negocio es la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR por sus siglas en inglés). La BPR define los cambios radicales para los procesos de negocio; esto significa que todas las cosas acerca de la manera actual en que funciona el negocio son cuestionadas y a menudo substancialmente cambiadas.
Conseguir tal innovación es mucho más difícil y tiene un alto riesgo de fracaso. Por consiguiente, ha habido una fuerte resistencia para la BPR.
e) Diseñar Nuevos Procesos:
El modelado de negocio puede ser usado para crear nuevos modelos. Los modelos son usados para determinar si la organización actual, los recursos y los sistemas de información pueden ser fácilmente usados o adaptados a los nuevos procesos. Los modelos de negocio también son usados para hacer benchmarking de un negocio, esto es, para copiar o estudiar procesos de negocios usados por los competidores para medir nuestros propios procesos contra los de la competencia.
A menudo, nuevos procesos son diseñados sobre la base de una visión de nuevas oportunidades. Modelando esta visión o idea se crea un “primer intento” que prueba la viabilidad del proceso. Obviamente, otras actividades tienen que ser llevadas a cabo antes de implementar el proceso, incluyendo cálculos de ganancia, análisis de costo y estudio de mercado. Estas actividades pueden usar el nuevo modelo de proceso como una especificación de las metas proyectadas y de los recursos necesarios, para determinar cómo el nuevo proceso es implementado dentro del negocio actual (Sinogas, 2001).
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