CONOCE LAS FORMAS MÁS SENCILLAS Y EFICIENTES DE OBTENER DATOS DE CALIDAD PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES

¡Al fin! Exclamó Rafael Trucíos, cuando Donny Beltran, su potencial cliente anhelada, aceptó su invitación a comer. Inmediatamente, él decidió realizar una reserva en el mejor restaurante de parrillas y carnes de la ciudad para sorprenderla y hablar de negocios; incluso, hizo el pago por adelantado para no tener inconvenientes. Más tarde, ambos se encuentran y ella le dice: “Hola, Raffo ¿te parece si cenamos en Veggie Food & Drinks? Soy vegana, espero que esto no te incomode”.

Muchas personas toman decisiones, que terminan siendo erradas por no considerar la base principal de todo: los datos. Para entender su importancia, observe el panorama completo. A continuación, se muestra un breve párrafo y una imagen, ambos extraídos del sitio web Sinnexus.

“Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios”.

En esta ocasión, no se hablará de Business Intelligence, la finalidad es observar que los datos son el sustento de todo. Si estos no son correctos, no se puede generar información ni conocimientos que ayuden a la óptima toma de decisiones.

Todas las organizaciones tienen datos y los utilizan, pero si las decisiones no generan los resultados esperados, es muy probable que sea por la falta de mejora en el proceso de obtención de datos. Por ello, se mencionarán formas sencillas y eficientes para conseguir datos de calidad.

1. OBJETIVIDAD PARA VERIFICAR EL PROCESO

No se recomienda que las personas encargadas de tomar la decisión final intervengan en la recolección de datos, porque lo más probable es que estos sean influenciados por ellas. Se recomienda que sea una persona imparcial y observadora, que verifique detalladamente todo el proceso. Además, debe contar con una hoja de verificación, en donde registre los insumos que se utilizan, los productos y comportamientos de las partes del proceso (actividades).

El Sr. W. Edwards Deming, considerado como el padre de la tercera revolución industrial, dijo: “No se puede mejorar lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define”. Por ello, si se quiere mejorar el proceso de obtención de datos, se debe realizar esta verificación, que ayudará a implementar puntos de control de calidad e indicadores de desempeño (KPI).

2. REALIZAR ENCUESTAS PARA CONOCER LA OPINIÓN SOBRE SU EMPRESA

2.1. DEFINA EL TEMA, TIPO DE DATO Y PÚBLICO OBJETIVO

Debe quedar claro que todo empieza por la planificación. No se deben hacer preguntas al azar o mezclarlas sin que pertenezcan a un mismo tema. Tomar en cuenta lo siguiente:

 Elegir el tema sobre el que se quiere indagar.

 Las preguntas que ayudarán a obtener el tipo de datos que estás buscando (respuestas).

 Las personas que serán encuestadas deben tener características en común. Puedes agruparlas como te convenga; por ejemplo, por Nivel Socio Económico (NSE).

2.2. ELIJA EL TIPO DE PREGUNTA Y DEFINA LOS CRITERIOS DE RESPUESTA

Se pueden elaborar preguntas abiertas o cerradas con diferentes categorías de respuesta. La elección dependerá de lo que más le convenga a la empresa. Pueden ser:

 PREGUNTAS CERRADAS

Se utilizan para conocer datos duros o cuantitativos. Su principal ventaja es que facilita el análisis, porque el participante de la encuesta solo tiene la opción de marcar respuestas. Por ejemplo:

 ¿Tiene hijos?

a) Sí b) No

 Estado Civil

a) Soltero b) Casado c) Viudo.

 ¿Qué le parece el diseño del nuevo producto?

a) Muy Atractivo b) Atractivo c) Normal d) Poco Atractivo e) Nada Atractivo

 En una escala del 1 al 10, donde 1 es poco probable y 10 muy probable, ¿recomendaría nuestra empresa?

Poco probable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Muy probable

 PREGUNTAS ABIERTAS

Permiten obtener datos cualitativos sobre la opinión personal (subjetivos) de los participantes. Por ejemplo:

 ¿Cómo se siente laborando en esta empresa? _____________________________

 ¿Qué le parece el horario de trabajo? ___________________________________

 ¿Qué opina sobre el clima laboral? ______________________________________

2.3. EVALÚA LA CANTIDAD DE PREGUNTAS NECESARIAS

 Se recomienda utilizar 9 preguntas como mínimo y 100 como máximo. 

 Asimismo, es imprescindible agregar una sección donde la persona encuestada coloque su edad, género, nivel de estudios y lugar de residencia.

2.4. OTRAS CONSIDERACIONES

 Es muy importante formular preguntas de manera clara y precisa, de modo que el participante las entienda con rapidez. Asimismo, tener en cuenta que, si no entiende las preguntas, lo más probable es que responda por responder.

 No realizar preguntas y opciones de respuesta que sean agresivas/discriminatorias/ofensivas.

 Debe indicar la confidencialidad de datos y la finalidad de la encuesta para que los participantes entren en confianza y respondan con la verdad.

Se concluye que, si los datos no son de calidad, lo más probable es que se tomen decisiones que perjudiquen a la organización. Es importante conocer los datos y estos dependen de los demás; por ello, se debe tener mucho cuidado con las preguntas y las respuestas que se brinden en las encuestas, ya que no se pretende sesgar a los participantes, sino obtener datos que no sean influenciados ni adulterados. Además, debe mencionarse la importancia de la participación de los demás, porque esto ayudará a la mejora de la organización y las personas se sentirán importantes al ser parte de este proceso, lo que desencadenará compromiso y motivación. Asimismo, tener en cuenta que, si las personas colaboran con la encuesta y no ven acciones, sentirán que solo se necesitó de su participación para que luego no se diga que la empresa no toma en cuenta la opinión de los demás. 

Finalmente, indicar que la mejora del proceso de la obtención de datos se puede dar en cualquier tipo de organización, no es muy complicada y el tema económico no es una excusa, ya que como se observó, es cuestión de planificar bien, recabar información y seguir las indicaciones brindadas para empezar a mejorar la toma de decisiones.

Autor: John Marín

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