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¿Cómo determinar indicadores claves de desempeño (KPI´s) en una empresa?

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¿Cómo determinar el balance EFECTIVIDAD / RENDIMIENTO en una empresa y su relación con los KPI´s?

COMO DETERMINAR LOS KPIS DE UNA EMPRESA


La productividad es una medida de qué tan bien utiliza sus recursos  (o factores de producción) un país, una industria o una unidad de negocios.

En un sentido general, se define así:

PRODUCTIVIDAD = ENTRADAS / SALIDAS

La productividad es una medida relativa, es decir, para que tenga significado debe compararse contra algo. Una compañía puede compararse con operaciones similares dentro de su industria o puede utilizar datos de la industria cuando están disponibles (por ejemplo, comparar la productividad de diferentes tiendas en una franquicia).

En la siguiente tabla, se puede ver algunos ejemplos de medidas de productividad.

Negocio y Medida de productividad
  • Restaurante / Clientes (comidas) por hora de trabajo
  • Tienda minorista / Ventas por metro cuadrado
  • Granja avícola / Kilos de carne por kilos de alimentos para aves
  • Planta de servicios públicos / Kilowatts por barril de petróleo
  • Fábrica de papel / Toneladas de papel por centímetros cúbicos de madera


RECORDEMOS QUE EN UNA ORGANIZACIÓN TENEMOS TRES NIVELES ADMINISTRATIVOS

El nivel estratégico es uno de los de mayor impacto económico para las compañías. Pertenece al ámbito de decisión gerencial y contempla el rediseño de las redes de Cadenas de Suministros para horizontes temporales de varios años. Desde los modelos estratégicos de Administración de Operaciones, se  puede determinar la estructura operativa óptima de los medios de producción que satisfaga la demanda previsible a medio y largo plazo. Los modelos estratégicos también contemplan los valores de pico de la producción.

El nivel táctico realiza gestiones de medio y largo plazo sobre los recursos de la Cadena de Suministros disponibles. Al igual que la planificación estratégica, la planificación táctica también tiene una importante repercusión económica, ya que a este nivel se deciden los planes de aprovisionamiento y la política de stocks. La Administración de Operaciones dispone de dos tipos de modelos para ayudar a la toma de decisiones tácticas: los continuos y los discretos. Los primeros realizan planificaciones mensuales en un  horizonte temporal de un año, y en ellos se realiza un tratamiento lineal de los medios de producción. Los modelos discretos actúan sobre horizontes temporales más cortos, del orden de meses, y se utilizan cuando lo exige la importancia de las magnitudes discretas manipuladas; por ejemplo, en el transporte por buque de materias primas.

El nivel operacional realiza la gestión temporal a corto plazo de las actividades de la compañía, normalmente la planificación diaria a lo largo de un mes. La importancia de este nivel radica en la necesidad de que los resultados obtenidos, en el nivel táctico para cada mes, se puedan planificar a lo largo de los días laborables de dicho mes. Por eso, su repercusión económica radica más en el cumplimiento de las previsiones mensuales que en la optimización de recursos, que en buena medida viene ya determinada por el nivel anterior.

A continuación, presentamos una relación de Indicadores Claves de Desempeño (Ejemplos de KPI´s) de tipo general para los tres niveles de operación de una empresa (estratégico, táctico y operacional).


Nivel
Indicador de  Desempeño
Formula
Financiero
No Financiero
ESTRATÉGICO
Tiempo de ciclo de la CS
Tiempo de ciclo de la CS Real
/Tiempo de ciclo de la CS programado

**

Tiempo del flujo de caja total
Sumatoria de los flujos de caja por lote/numero de lotes
**


Tiempo de consulta del cliente
Sumatoria del Tiempo de consulta del cliente / numero de clientes

**

Nivel de valor percibido por el cliente
Valor percibido por el cliente ) se aplicara tabla del 1-5 (menos valor- mas valor) en una encuesta

**

Ganancia neta vs  ratio de productividad
Ganancia neta / ratio de productividad
**


Tasa de retorno de la inversión
Calculo de la TIR del Flujo Economico
**


Rango de productos y servicios
Rango de productos y servicios ofrecidos en el mes / Productos consumidos mes

**

Variaciones al presupuesto
(((Presupuesto realizado/Presupuesto maestro)*100)-1)%
**


Lead-time de la orden
Lead time efectivo de la orden / lead time programado de la orden

**

Flexibilidad para atender necesidades particulares
numero de pedidos especiales realizados mes/numero de pedidos especiales aceptados mes

**

Nivel  de asociación comprador-vendedor


**

Lead-time del proveedor vs promedio de la industria
Lead time proveedor/promedio de la industria

**

Lead-time de despacho
Lead time efectivo de la orden / lead time programado de la orden

**

Desempeño del despacho
Total despachos atendidos en tiempo / total de despachos

**

Nivel
Indicador de Desempeño
Formula
Financiero
No Financiero
TÁCTICO
Exactitud de las técnicas de pronósticos
Comportamiento real / comportamiento pronosticado

**

Tiempo de productos
ciclo
de
desarrollo
de
Tiempo de CDP real / Tiempo de CDP proyectado

**

Métodos de entrada de la orden
Tabulacon de metodos de entrada de la orden por porcentajes

**

Efectividad de los métodos de la nota de despacho
Tabulacion de la efectividad de cada uno de los metodods de generacion de notas de despacho

**

Tiempo de ciclo de la orden de compra
Cálculo del lead time de la OC promedio desde el envio del requerimiento hasta la entrega al area usuaria

**

Tiempo de ciclo planeado del proceso
Tiempo del proceso / tiempo planeado del proceso

**

Efectividad de la programación maestra de producción
Lotes  cumplidos según lo programado / total de lotes programados

**

Asistencia del proveedor en la solución de problemas técnicos
Nro de solicitudes de asistencia / asistencias atendidas

**

Habilidad del proveedor en responder a problemas de la calidad
Problemas de calidad suscitados / atenciones atendidas correctamente por el proveedor

**

Iniciativas de ahorro en costos de los proveedores
Total ahorro generado por iniciativa de los proveedores/ Valor Total del producto comprado
**


Procedimientos documentados de los proveedores
Se formalizara un peso en el proceso de evaluacion de proveedores

**

Confiabilidad del despacho
Despachos efectuados sin copntra tiempos / numero de despachos

**

Respuesta a despachos urgentes
Despachos urgentes atendidos / total de despachos urgentes requeridos

**

Efectividad de la programación de la distribución
Ruta cumplida / Ruta programada

**

Nivel
Indicador de Desempeño
Formula
Financiero
No Financiero
OPERACIONAL
Costo horario de operación
Costeo industrial de los procesos según sus tiempos
**


Costo de traslado de la información
Costeo industrial de la generación de información según su importancia
**


Utilización de la capacidad
Capacdad Total Utilizada / Capacidad a pleno empleo

**

Nivel de inventario total
Nivel de inventarios actual /Nivel de inventarios proyectado
**


Tasa de rechazo a los productos del proveedor
Total de Productos rechazados a un proveedor x / Total de Productos entregados por un proveedor x /

**

Eficiencia del ciclo de la orden de compra
Tiempo de ciclo de la OC Real / Ciclo proyectado para la OC

**

Frecuencia de despacho
Tiempo definido / Numero de despachos

**

Confiabilidad del administrador del desempeño
KPIs Actualizados / Total KPIs

**

Calidad de productos suministrados
Productos aprobados por CC / Total Productos Producidos

**

Logro de despachos libres de defecto
Despachos libres de defectos / total despachos

**



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