Los organismos supervisores son organismos que participan en la evaluación y certificación de un producto llevadas a cabo bajo los auspicios de otro organismo de certificación para garantizar, de forma regular, el cumplimiento de los términos de este acuerdo
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SISTEMAS INTEGRADOS DE LA CALIDAD
La integración de los sistemas de gestión es un objetivo cada vez más generalizado de aquellas empresas que ya tienen implantada una norma de gestión de la calidad y el medio ambiente, y que vienen gestionando la seguridad y salud a partir de la propia legislación y normas o modelos publicados. Promover la adopción de las Normas ISO 9000, ISO 14000 y OHSAS 18000, como herramientas básicas, para controlar y gestionar los procesos relacionados con las actividades en las diferentes áreas de la empresa.
Es evidente que cualquier fallo en una operación de tipo industrial puede tener efectos en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el medio ambiente. También es cierto que determinadas actividades que aumentan la productividad o la calidad, pueden repercutir negativamente en la seguridad o el medio ambiente y viceversa. Con la publicación de la norma ISO 19011 para las auditorías de los Sistemas de Gestión de la Calidad y el Medio Ambiente y la implantación cada vez mayor de la especificación OHSAS 18001 y/o las Directrices de la OIT en seguridad y salud, el desarrollo de una norma ISO para la integración de los tres sistemas, parece cada día más lógico.
Las empresas van integrando sus sistemas en mayor o menor medida y no puede decirse que no existan especificaciones, directrices o modelos a su disposición para poder ayudarse en el diseño, implantación y mantenimiento de sus Sistemas integrados de gestión.
Conexiones entre los sistemas
Hasta hace muy poco tiempo, y aún hoy, las funciones de calidad, medio ambiente y seguridad han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo industrial. Así, en muchas organizaciones la seguridad, sigue dependiendo de recursos humanos, mientras que la calidad lo hace de operaciones, y medio ambiente se ubica en áreas técnicas (ingeniería, I+D, etc.). Con un sistema de calidad y medio ambiente se puede arrastrar inevitablemente hacia buenos índices de seguridad e higiene en el trabajo. Los seres humanos, mediante el puesto de trabajo que ocupan, se relacionan con la empresa y el medio u entorno en el que ésta realiza sus actividades. En este sentido, la gestión de la calidad, y seguridad y salud ocupacional, vela por mejorar las condiciones de trabajo para las personas, y la gestión ambiental se encarga de mejorar las relacionas de estas con su entorno.
Las empresas con sistemas de gestión de calidad o medio ambiente implantados, son más receptivas a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Además, sus fuerzas motrices tuvieron un origen diferente. La calidad se ha desarrollado impulsada fuertemente por la competencia, por la necesidad de mejorar la competitividad empresarial, mientras que la seguridad ha sido impulsada por el establecimiento de regulaciones gubernamentales y por la presión de las organizaciones sindicales, mientras que el medio ambiente lo ha hecho por la legislación y la sociedad.
Ventajas de los sistemas Integrados
Se pueden señalar las siguientes ventajas de la integración de los sistemas de gestión para una organización que tenga adquirida la cultura de la calidad (López Cachero, 1998:12):
• En general, debería tener un coste menor de certificación que la certificación de los tres sistemas de gestión considerados independientemente (Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales).
• Las auditorías de implantación, seguimiento y revisión de los tres sistemas se realizarían al mismo tiempo, en los plazos correspondientes, por un equipo auditor polivalente. Con ello, se reducirían los costes que para una organización supone la preparación de dichas auditorías.
• El registro de empresa certificada en las tres áreas de gestión se conseguiría más rápidamente al ser un único certificado para los tres sistemas de gestión.
• Permitiría que la certificación de cada nueva área fuese más sencilla, al no ser necesario tener en cuenta nada más que los aspectos específicos de la nueva área en cuestión.
• Sería un incentivo para la innovación en las organizaciones, que proporcionaría valor añadido a sus actuaciones.
• Simplificaría la documentación necesaria al ser ésta única, lo que traería consigo transparencia, facilidad de manejo y reducción de costes de mantenimiento.
• Al tender a un sistema único y, por lo tanto a un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener, ayudaría y animaría a las organizaciones a mejorar su competitividad y su situación en el mercado. A este respecto hay que tener en cuenta que cada vez más los contratistas principales exigen a sus subcontratistas que al menos tengan el Certificado ISO 9000.
• Esta manera de trabajar en las organizaciones sensibilizaría a los poderes públicos a establecer medidas proactivas que, por un lado, la fomenten y por otro disminuya la presión intervencionista sobre las mismas en busca de la eficacia del nuevo sistema.
Desventajas de los sistemas integrados
• Mayor coste de implantación, en relación con un solo sistema particular de gestión. Si ya es difícil en cualquier organización poner a rodar uno solo de estos sistemas, hay que pensar lo que sería implantar los tres a la vez. Por esto, la tónica actual de las organizaciones es implantar un sistema de gestión de la calidad y posteriormente ir integrando la gestión medioambiental y la seguridad y salud en el trabajo.
• Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura empresarial
El proceso de integración
Lógicamente, en la estructura organizativa y en la asignación de responsabilidades de un sistema altamente integrado de gestión, debe reflejarse la jerarquía establecida a todos los niveles para desarrollar, implementar, y mantener, cada una de las ramas que afectan a cada área particular de gestión. Debido a ello, es conveniente que la organización designe a una persona con suficiente autoridad y que se responsabilice de coordinar la implantación y mantenimiento del Sistema integrado de gestión, de forma que dicha persona rinda cuentas a la Dirección de la organización (López Cachero, 1998:12). Esto puede provocar reticencias, así por ejemplo, en una empresa pequeña, donde antes existía un responsable de calidad y otro de prevención, debería quedar un solo responsable del sistema integrado, lo que puede hacer pensar que uno de ellos termine fuera de la empresa.
Una empresa con un sistema integrado de gestión, deberá reflejar esta circunstancia en su organigrama, de manera que sea posible su desarrollo, implementación y mantenimiento en cada rama de la organización, conviene, en cualquier caso, afrontar el proceso de integración con un programa definido.
A continuación, se expone el siguiente (Reyes, 2000):
• Análisis de la situación inicial. En calidad, seguridad y medio ambiente; detección de las acciones a realizar. Para cumplir la legislación vigente, la normativa de tipo voluntario, y para establecer un sistema de gestión integrado;
• Definición del sistema. Grado de integración a lograr, documentación de soporte, método de gestión y mantenimiento del sistema;
• Establecimiento del programa de trabajo. Tareas a realizar, orden de precedencia en el tiempo, recursos necesarios (humanos, materiales y económicos), responsables de la ejecución de cada tarea y plazos estimados para ello;
• Desarrollo e implantación del sistema. Ejecución de las actividades programadas, seguimiento y control de las posibles desviaciones;
• Formación y difusión. Actividades a realizar en distintos momentos del proyecto con el fin de dar a conocer el sistema y las modificaciones que suponga en la sistemática de trabajo habitual;
• Certificación del sistema de gestión. Como consecuencia de las actividades realizadas, y una vez normalizada las correspondientes a la gestión, se procederá a la solicitud de la auditoría de certificación por una entidad acreditada, en su caso.
En todo caso, en el proceso de integración, será necesario tener en cuenta una serie de condicionantes que tendrán diferentes influencias en la gestión y a los que estará sujeta la organización empresarial. En este sentido, se puede considerar los siguientes condicionantes, según Juan Carlos Bajo Albarracín (2001a):
El marco legislativo obligatorio y el normativo voluntario. Distintos en calidad, medio ambiente y seguridad. Así, el marco normativo en calidad es escaso, aunque el normativo voluntario es amplio (y condicionado por el mercado), mientras que, en la gestión medioambiental, se tiene un desarrollo legislativo y normativo voluntario, ambos de orden medio. No obstante, respecto a la seguridad y salud en el trabajo, se encuentra con un desarrollo legislativo amplio y normativo voluntario bajo.
El enfoque organizacional actual. En calidad, suele existir un responsable y un Departamento de calidad, con un amplio desarrollo metodológico y una fuerte actividad verificadora de los productos y supervisora de los métodos, apoyados en una estructura documental amplia. Sin embargo en medio ambiente suele existir un responsable con recursos compartidos con otras funciones y, además, solamente en sectores con alto impacto en el medio ambiente. El medio ambiente se orienta hacia el asesoramiento en instalaciones y productos, y hacia la supervisión de procesos con impacto en el medio ambiente, mediante un desarrollo metodológico centrado en las técnicas de control y reducción del impacto, una estructura documental limitada y un enfoque táctico y estratégico en la gestión. En seguridad y salud, se tiene un servicio de prevención ajeno o mixto que realiza las tareas de prevención con una actividad centrada en la eliminación o minimización de riesgos, un enfoque más reactivo que preventivo y más táctico que estratégico, y un menor nivel de integración en general.
Los elementos específicos que condicionan la gestión empresarial pueden resumirse, por un lado, en que la empresa debe obtener resultados rentables, gestionando sus recursos que siempre son escasos y que limitarán el volumen de negocio, de una forma eficaz y eficiente con el mayor aprovechamiento posible.
El entorno o variables externas que condicionan la gestión de la empresa. Respecto a los condicionantes externos o el entorno, entre otros, se tiene a los agentes sociales, que aunque no son en general determinantes, sí que pueden provocar una respuesta del mercado para resolver reclamaciones y cambios en los suministros que entren en el sistema. Estos condicionantes sociales funcionan de forma informativa en calidad (quejas y reclamaciones), y de forma sensibilizadora y de denuncia en el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales. Los clientes, por otro lado, tienen una influencia fundamental en la organización; así, la calidad condiciona la compra al aceptar o rechazar el producto o servicio que se les entrega, lo que realimenta el sistema de forma sustancial, mientras que el medio ambiente sensibiliza, aunque también puede condicionarla.
La estructura de los sistemas integrados
Un sistema integrado de gestión tendría una estructura de árbol, con un tronco común, y tres ramas correspondientes a las tres áreas de gestión: calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.
El tronco contendría el sistema de gestión común a las áreas especificadas, teniendo en cuenta todos los elementos, desde la política, a la asignación de los recursos, etc., pasando por la planificación y el control de las actuaciones, terminando con la auditoría y la revisión del sistema.
Cada rama específica de gestión recogería de forma complementaria las cuestiones particulares que la incumben, teniendo siempre en cuenta los aspectos comunes del tronco.
En general, las empresas con un sistema ya implantado, podrían ampliar su sistema de gestión a otros campos, al menos en cuanto al tratamiento documental, con sólo incrementar los documentos ya existentes, evitando las redundancias e incluyendo referencias cruzadas e interrelaciones entre los distintos elementos específicos de los diferentes sistemas.
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