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¿QUÉ ES EL BENCHMARKING? : VENTAJAS DE IMPLEMENTACIÓN EN LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

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CAMBIOS EN LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES : BENCHMARKING

El proceso del benchmarking (Benchmarking Process), PB es útil para conocerse a sí mismo, conocer su competencia, definir los mejores procesos e integrarlos en su empresa. En esta unidad, se analiza el PB y la forma de aplicarlo al concepto de Mejoramiento del Proceso de la Empresa (MPE) a fin de desarrollar las metas de clase mundial para su proceso. El PB también define las actividades que necesitan cambio con el objeto de mejorar su proceso de manera que este alcance estándares de clase mundial.

¿Qué es el Benchmarking?

David T. Kearns, presidente ejecutivo de Xerox Corporation, define el benchmarking como el proceso continuo de medir productos servicios y prácticas contra la más dinámica competencia o aquellas empresas reconocidas como líderes industriales.

El benchmarking es un descubrimiento sin fin; una experiencia de aprendizaje que identifica y evalúa los mejores procesos y desempeños con el propósito de integrarlos al proceso actual de una organización para incrementar su efectividad, eficiencia y adaptabilidad. El PB proporciona una forma sistemática de identificar productos, servicios, procesos y prácticas superiores que pueden adoptarse o adaptarse a su ambiente para reducir costos, disminuir el tiempo del ciclo reducir inventarios y proporcionar una mayor satisfacción a sus clientes, tanto internos como externos.

El benchmarking se tiene con frecuencia como la simple tarea de comprar productos competitivos para compararlos con aquellos producidos por la organización. Este es sólo un tipo de benchmarking, pero no el que estudiaremos en esta unidad. El conocimiento de los productos competitivos sólo es una pequeña parte de un PB más amplio. Analizaremos la forma de definir y comprender las mejores prácticas y procesos de la empresa que permitan a la organización ofrecer productos y servicios superiores a un costo reducido.

Usualmente, el PB es una historia de detectives y la persona que realiza el benchmarking hace en gran parte la labor de un detective. Esta persona debe escudriñar públicamente para adquirir contactos entre los muchos indicios disponibles y hacer un seguimiento de estos a fin de identificar y comprender los verdaderos procesos de clase mundial. Esta puede ser una aventura emocionante y esclarecedora.

CAMBIOS EN LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES : BENCHMARKING






¿Por qué utilizar el Benchmarking?

Las dos razones principales para utilizar el PB son la fijación de metas y el desarrollo del proceso.

Toda persona, proceso y organización necesita metas por las cuales luchar. Sin estas, la vida nos ofrece poco y nos ahogamos en un mar de confusión. Todos deseamos mejorar. A nadie le gusta ser como el promedio. En el pasado, las metas, generalmente, estaban basadas en el desempeño previo de la empresa o del proceso. Existía mínima correlación entre nuestras metas y el estándar final de excelencia.

Ocasionalmente, nuestras metas superaban lo alcanzable; pero, comúnmente, estaban por debajo de lo que se había logrado o de aquello que se podría lograr. Como resultado de fijarnos unas metas limitadas, disfrutábamos de un falso sentimiento de logro. Nos deteníamos al tratar de mejorar porque nos era muy fácil satisfacer los bajos estándares que nos fijábamos. Esta situación impedía que muchos individuos, procesos y organizaciones pudiesen madurar hasta la totalidad de su potencial. Por cuanto, nos proporciona un medio para fijar objetivos de desafío y metas alcanzables. El benchmarking es el antídoto para esta mediocridad autoimpuesta.

Pero lo más importante es que el PB nos proporciona una forma de descubrir y comprender los métodos que pueden aplicarse a su proceso para realizar mejoramientos trascendentes. Este es un valor exclusivo del PB, que no sólo le indica lo bueno que necesita y puede llegar a ser, sino que también le muestra cómo cambiar su proceso para llegar hasta allá.

El PB consta de dos partes: medición (el qué) y conocimiento del proceso y/o producto (el cómo). Necesita ambas funciones. ¿De qué sirve saber qué tan buena es la categoría mundial si no se conoce cómo mejorar su proceso para obtenerla? El saber que uno es mediocre y sin posibilidades de mejorar, desanima a cualquier persona. De igual manera, ¿qué tan buena es una nueva idea acerca del proceso, si no se sabe si esta tendrá un impacto positivo sobre él? Usted requiere diseñar su PB de manera que este le indique, tanto el qué como el cómo.

Las mediciones son, definitivamente, cruciales, porque si no puede medir, no podrá controlar. Si no puede controlar, no podrá dirigir. Esto es así de sencillo. Los datos cuantitativos son ingredientes, absolutamente, esenciales para alcanzar la categoría mundial y permanecer en esta.

Siendo tan importantes las mediciones, parecería que todos deberíamos saber, exactamente, qué cosas necesitan medición. Infortunadamente, este no es el caso. En efecto, la mayor parte de las veces sucede todo lo contrario, y esto  es, particularmente, cierto cuando hablamos de procesos de la empresa. El PB debe evaluar los siguientes aspectos:

Cuánto
Qué tan rápidamente
Cuán bueno
Cuándo
Dónde
Cuánto tiempo
Tamaño, configuración, forma y ajuste.

Aunque la mayor parte de las mediciones productos-tipo son de naturaleza física, algunas de estas mediciones para el proceso se relacionan con esfuerzo, costo y tiempo. En consecuencia, a menudo lo mejor es establecer medidas en forma de porcentaje (por ejemplo, rendimiento sobre las inversiones, rendimiento anual, costos unitarios, tasas de productividad) en vez de valores reales. El uso de porcentajes permite el intercambio de datos sin revelar valores absolutos o tasa de producción y favorece el libre intercambio de información entre las organizaciones.

Otra ventaja real del PB estriba en que este le suministra varias percepciones sobre la manera como otras personas se han convertido en las mejores. Este aspecto se  centra en descubrir cómo las organizaciones de categoría mundial han desarrollado sus procesos y sistemas para asegurar un desempeño superior. En esta coyuntura, buscamos y analizamos el cómo, el conocimiento, las formas, los procesos y los métodos responsables de convertir una organización, un proceso o una actividad en la mejor de su clase. En seguida, aplicamos este conocimiento a nuestro proceso, adaptándolo para que satisfaga los requerimientos únicos de los productos, personal, clientes y características de la organización.


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