Importancia del diseño organizacional de una empresa - Elementos de un sistema empresarial

Los desafíos que enfrentan las organizaciones en el siglo XXI son muy diferentes de los retos de las décadas de los setenta y ochenta, por lo que el concepto de organizaciones y de la teoría de la organización se encuentra en evolución. Además, el mundo cambia más rápido que antes.

Algo de lo que podemos ser testigos en nuestro día a día es que el enfrentamiento del rápido cambio en las organizaciones resultó el problema más común que encaran los administradores en sus empresas.

Los gerentes de hoy pueden desafiar supuestos y prácticas pasadas de moda para crear organizaciones dispuestas al cambio. Algunos desafíos que enfrentan las organizaciones son la competencia global, la necesidad de una renovación organizacional, ubicar su ventaja estratégica, el manejo de relaciones nuevas con los empleados, el apoyo de la diversidad y el mantenimiento de altas normas de ética y responsabilidad social.

Pero, surge una pregunta fundamental en el afán por crear un sólido proceso administrativo de gestión empresarial: ¿Cuál es la importancia de las organizaciones?

Dentro de las principales características, las mas resaltantes son:

• Reúne los recursos para alcanzar las metas y resultados.
• Produce bienes y servicios con eficiencia.
• Facilita la innovación.
• Utiliza fabricación moderna y tecnología basada en computadora.
• Se adapta e influye en un ambiente cambiante.
• Crea valor para los propietarios, clientes y empleados.
• Acomoda los desafíos constantes de diversidad, ética, patrones de desarrollo profesional y la motivación y coordinación de los empleados.

Las organizaciones como sistemas

¿Qué es un sistema?
Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo. Una organización, como una compañía o un área funcional, se ajusta a esta definición. La organización consiste en los recursos personal, material, máquinas (incluidas instalaciones y energía), dinero e  información (incluidos datos), los cuales colaboran hacia la consecución de objetivos específicos determinados por los dueños o por la gerencia.

Elementos de un sistema
Si los elementos del sistema representan una compañía manufacturera, los recursos de entrada son las materias primas, que se transforman en productos terminados o servicios por el proceso de manufactura. El mecanismo de control es la gerencia de la empresa, los objetivos son las metas que tiene la compañía y el ciclo de retroalimentación es el flujo de información hacia y desde la gerencia.

Sistema de ciclo abierto y ciclo cerrado
No todos los sistemas controlan sus propias operaciones. Un sistema que carece de los elementos de mecanismo de control, ciclo de retroalimentación y objetivos se denomina sistema abierto, por ejemplo un pequeño calefactor de espacios eléctrico que se enchufa y se enciende. El calefactor produce calor hasta que se le apaga. No hay manera de controlar sus salidas.

ENTRADAS - TRANSFORMACIONES - SALIDAS

Un sistema provisto de los tres elementos de control (objetivos, mecanismo de control y ciclo de retroalimentación) es un sistema cerrado.

OBJETIVO
MECANISMO DE CONTROL
ENTRADAS - TRANSFORMACIONES - SALIDAS

Sistemas abiertos y sistemas cerrados
Un sistema que se conecta a su entorno por medio de flujos de recursos se denomina sistema abierto. Un sistema de  calefacción, por ejemplo, obtiene sus entradas de una compañía de servicio y proporciona su calor al edificio o recinto que está calentando.
Por el mismo razonamiento, un sistema que no se conecta a su entorno es un sistema cerrado. Los sistemas cerrados solo existen en situaciones de laboratorio estrictamente controladas y no interesan aquí. Solo interesan los sistemas abiertos, pues son los que mejor describen la compañía y sus operaciones.

La importancia de una visión de sistema
Una visión de sistema considera las operaciones de negocio como sistemas incrustados en un marco ambiental mayor. Esta es una forma abstracta de pensar, pero puede ser valiosa para el gerente. La visión de sistemas permite lo siguiente:
• Evita que el gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la organización y los detalles del trabajo.
• Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos.
• Destaca la importancia de que todas las partes de la organización colaboren.
• Reconoce las interacciones de la organización con su entorno.
• Asigna mucho valor a la información de retroalimentación que solo puede obtenerse con un sistema de ciclo cerrado.

Gracias a ello, podemos responder ¿Qué es un diseño organizacional?

El diseño organizacional es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. Por lo tanto, el diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos al mismo tiempo: hacia el interior y el exterior de su organización.

Los conocimientos del diseño organizacional giraban entorno al funcionamiento interno de una organización. Poco a poco, la parte del "mundo exterior" de la ecuación del diseño organizacional ha ido captando más y más la atención de los gerentes. Se debe recordar dos aspectos: en primer término, debido a que las estrategias y los entornos cambian con el tiempo, el diseño de las organizaciones es un proceso permanente. En segundo término, los cambios de estructura suelen implicar un proceso de prueba y error.

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