Cambios en los procesos organizacionales : SIX SIGMA
Six Sigma representa una métrica, una filosofía de trabajo y una meta. Como métrica, Six Sigma representa una manera de medir el desempeño de un proceso. Como filosofía de trabajo, Six Sigma significa mejora continua de procesos. Como meta, Six Sigma busca estadísticamente tener un nivel de clase mundial al no producir servicios o productos defectuosos.
Six Sigma fue concebida de una manera tal en que exigía que decisiones de cualquier tipo sean tomadas de manera muy metodológica y fundamentada. A pesar de que la experiencia en el área de decisión puede ser un punto de partida, no es, necesariamente, toda la sustentación que se requiere. La metodología Seis Sigma pretende que todo proceso sea mejorado con el fin de disminuir la variación en el resultado de los procesos o el producto final.
Seis Sigma cuenta con dos orientaciones:
Mejora de los procesos de negocio
Diseño y creación de productos y procesos con el objetivo cero defectos desde su inicio
Metodología de solución de problemas
Hay dos metodologías de solución de problemas en Seis Sigma y son la PDCA y la DMAIC.
El PDCA (planear, ejecutar, verificar y actuar), estudiado en lecciones anteriores, es un método mundialmente conocido para mantenimiento, mejora e innovación de productos, servicios o procesos.
Por su parte, el DMAIC (definir, medir, actualizar, mejorar, controlar) es una metodología de solución de problemas utilizada por la mayoría de las empresas americanas que emprenden el programa Seis Sigma, teniendo como objetivo realizar mejoras en productos, servicios y procesos.
Se puede afirmar también que, si una empresa trabaja basada en PDCA, fácilmente, puede migrar al método DMAIC e implementar un programa de Seis Sigma.
DMAIC
Esta orientación es conocida como DMAIC: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Utilizada, principalmente, para mejorar productos y servicios ya existentes, fue la orientación inicial con la cual creó en 1986 a pesar de que la etapa ‘Definir’ fue agregada dos años después. A continuación, se presentará la especificación de los componentes de DMAIC.
o Definir. Identificar los procesos principales y clientes claves, establecer metas acorde a lo identificado y a las metas organizacionales
o Medir. Medir el proceso actual y recolectar los datos relevantes para comparaciones futuras
o Analizar. Determinar el origen y relación de la causa de problemas; comprobar que todas las causas fueron tomadas en consideración; evaluar si el proceso se puede mejorar o necesita ser rediseñado
o Mejorar. Mejorar el proceso atacando las fuentes de problemas identificadas
o Controlar. Mantener control sobre el proceso para garantizar los beneficios obtenidos y asegurar que cualquier variación ha sido corregida antes de que se convierta en defecto
Una de las primeras recomendaciones de Six Sigma es la implementación de métricas. Estas son unidades de medición basadas en el resultado que arroja un proceso en análisis; ayudan a identificar aumentos o bajas de rendimiento de las metas impuestas. Las métricas deben ser distintas para cada organización ya que los procesos y estrategias internas varían entre una organización y otra. Todo lo que agregue valor a la organización debe ser medido, para que, cuando una caída en una métrica ocurra, pueda ser, rápidamente, identificada y corregida.
El Ciclo de mejora continua PDCA está constituido por cuatro actividades: “Plan”, “Do”, “Check”, “Act”, o en su versión española, Planificar, Desarrollar, Chequear y Ajustar/Actuar, que forman un ciclo que se repite de forma continua.
El Ciclo de mejora continua PDCA se utiliza para llevar a cabo la mejora continua y lograr de una forma sistemática y estructurada la resolución de problemas.
Se comporta como un instrumento que resulta ser la base de todo desarrollo de los procesos. Nos sirve para al abordaje de cualquier reflexión estratégica de nuestra organización, pudiendo convertirse en el esqueleto del modelo de gestión que vayamos a utilizar.
El ciclo Deming no es ni más ni menos que aplicar la lógica y hacer las cosas de forma ordenada y correcta. Su uso no se limita exclusivamente a la implantación de la mejora continua, sino que se puede utilizar, lógicamente, en una gran variedad de situaciones y actividades.
Planificar/”Plan”
En esta primera fase cabe preguntarse cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y la elección de los métodos adecuados para lograrlos. Conocer previamente la situación de la organización mediante la recopilación de todos los datos e información necesaria será fundamental para establecer los objetivos. La planificación debe incluir el estudio de causas y los correspondientes efectos para prevenir los fallos potenciales y los problemas de la situación sometida a estudio, aportando soluciones y medidas correctivas.
En resumen, se trata de:
a. Seleccionar la oportunidad de mejora.
b. Registrar la situación de partida.
c. Estudiar y elegir las acciones correctivas más adecuadas.
d. Observar el resultado, a nivel de ensayo o simulación.
Desarrollar/“Do”
Consiste en llevar a cabo el trabajo y las acciones correctivas planeadas en la fase anterior. Corresponde a esta fase la formación y educación de las personas y empleados para que adquieran un adiestramiento en las actividades y actitudes que han de llevar a cabo. Es importante comenzar el trabajo de manera experimental, para, una vez que se haya comprobado su eficacia en la fase siguiente, formalizar la acción de mejora en la última etapa.
Se trata, en resumen, de llevar a cabo la acción correctora aprobada.
Chequear/“Check”
Es el momento de verificar y controlar los efectos y resultados que surjan de aplicar las mejoras planificadas. Se ha de comprobar si los objetivos marcados se han logrado o, si no es así, planificar de nuevo para tratar de superarlos.
En resumen, se trata de:
o Diagnosticar a partir de los resultados.
o Volver a la etapa planificar si no se han obtenido los resultados deseados.
Ajustar-Actuar/”Act”
Una vez que se comprueba que las acciones emprendidas dan el resultado apetecido, es necesario realizar su normalización mediante una documentación adecuada, describiendo lo aprendido, cómo se ha llevado a cabo, etc. Se trata, al fin y al cabo, de formalizar el cambio o acción de mejora de forma generalizada, introduciéndolo en los procesos o actividades.
En definitiva, se trata de:
o Confirmar y normalizar la acción de mejora.
o Emprender una nueva mejora o abandonar, en su caso.
Six Sigma Esbelto (Lean Seis Sigma)
Se comporta como un instrumento que resulta ser la base de todo desarrollo de los procesos. Nos sirve para al abordaje de cualquier reflexión estratégica de nuestra organización, pudiendo convertirse en el esqueleto del modelo de gestión que vayamos a utilizar.
El ciclo Deming no es ni más ni menos que aplicar la lógica y hacer las cosas de forma ordenada y correcta. Su uso no se limita exclusivamente a la implantación de la mejora continua, sino que se puede utilizar, lógicamente, en una gran variedad de situaciones y actividades.
Planificar/”Plan”
En esta primera fase cabe preguntarse cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y la elección de los métodos adecuados para lograrlos. Conocer previamente la situación de la organización mediante la recopilación de todos los datos e información necesaria será fundamental para establecer los objetivos. La planificación debe incluir el estudio de causas y los correspondientes efectos para prevenir los fallos potenciales y los problemas de la situación sometida a estudio, aportando soluciones y medidas correctivas.
En resumen, se trata de:
a. Seleccionar la oportunidad de mejora.
b. Registrar la situación de partida.
c. Estudiar y elegir las acciones correctivas más adecuadas.
d. Observar el resultado, a nivel de ensayo o simulación.
Desarrollar/“Do”
Consiste en llevar a cabo el trabajo y las acciones correctivas planeadas en la fase anterior. Corresponde a esta fase la formación y educación de las personas y empleados para que adquieran un adiestramiento en las actividades y actitudes que han de llevar a cabo. Es importante comenzar el trabajo de manera experimental, para, una vez que se haya comprobado su eficacia en la fase siguiente, formalizar la acción de mejora en la última etapa.
Se trata, en resumen, de llevar a cabo la acción correctora aprobada.
Chequear/“Check”
Es el momento de verificar y controlar los efectos y resultados que surjan de aplicar las mejoras planificadas. Se ha de comprobar si los objetivos marcados se han logrado o, si no es así, planificar de nuevo para tratar de superarlos.
En resumen, se trata de:
o Diagnosticar a partir de los resultados.
o Volver a la etapa planificar si no se han obtenido los resultados deseados.
Ajustar-Actuar/”Act”
Una vez que se comprueba que las acciones emprendidas dan el resultado apetecido, es necesario realizar su normalización mediante una documentación adecuada, describiendo lo aprendido, cómo se ha llevado a cabo, etc. Se trata, al fin y al cabo, de formalizar el cambio o acción de mejora de forma generalizada, introduciéndolo en los procesos o actividades.
En definitiva, se trata de:
o Confirmar y normalizar la acción de mejora.
o Emprender una nueva mejora o abandonar, en su caso.
Six Sigma Esbelto (Lean Seis Sigma)
Para competir en un mundo globalizado, se debe ser eficiente en todo lo que se realice, inclusive, los procesos de negocio deben estar orientados hacia la perfección. Todo aquel "desperdicio" que se encuentren en los procesos debe ser eliminado.
Desperdicio, dentro de la metodología Six Sigma, implica todo aquello que demore o perjudique el resultado del proceso y que esté afectando negativamente en su resultado, convirtiéndolo en ineficiente.
Aunque la eliminación de desperdicios no es una parte integral de Six Sigma, esta visión de gestión fue exitosa en varias organizaciones bajo el nombre de “Lean Six Sigma” (Seis Sigma Esbelto) que representa la implementación de la filosofía Kaizen sobre la metodología Seis Sigma.
Los conceptos de Lean sigma están inspirados en técnicas y formas habituales de trabajo en la industria japonesa, la polivalencia de los trabajadores, participación y empowerment del personal, la cercanía en la relación con proveedores, la conciencia colectiva de mejora continua y la constante( continua ) búsqueda de la reducción de tiempo.
En suma, Lean Sigma supone la eliminación de defectos incidiendo sobre las causas de la variabilidad y de otro, aumentar la velocidad del proceso eliminando cuellos de botella que al final beneficie al cliente.
Encuentra más casos de estudio de marketing, administración y empresas exitosas en http://www.facebook.com/EBlogDeRaffo
Recuerda que también puedes seguirnos en twitter como @rtrucios
Te invitamos a compartir nuestros contenidos con tus colegas y así hacer crecer nuestra comunidad
.
Entradas
0 comments:
Publicar un comentario