Para competir en un mundo globalizado, se debe ser eficiente en todo lo que se realice, inclusive, los procesos de negocio deben estar orientados hacia la perfección. Todo aquel "desperdicio" que se encuentren en los procesos debe ser eliminado.
Desperdicio, dentro de la metodología Six Sigma, implica todo aquello que demore o perjudique el resultado del proceso y que esté afectando negativamente en su resultado, convirtiéndolo en ineficiente.
Aunque la eliminación de desperdicios no es una parte integral de Six Sigma, esta visión de gestión fue exitosa en varias organizaciones bajo el nombre de “Lean Six Sigma” (Seis Sigma Esbelto) que representa la implementación de la filosofía Kaizen sobre la metodología Seis Sigma.
Los conceptos de Lean sigma están inspirados en técnicas y formas habituales de trabajo en la industria japonesa, la polivalencia de los trabajadores, participación y empowerment del personal, la cercanía en la relación con proveedores, la conciencia colectiva de mejora continua y la constante( continua ) búsqueda de la reducción de tiempo.
En suma, Lean Sigma supone la eliminación de defectos incidiendo sobre las causas de la variabilidad y de otro, aumentar la velocidad del proceso eliminando cuellos de botella que al final beneficie al cliente.
¿Cuales son las Herramientas del Six SIGMA?
A manera de referencia, las herramientas más básicas utilizadas en Seis Sigma son las siguientes:
• Principio de Pareto
• Círculos de Calidad
• Justo a Tiempo (Just in Time)
• Diagramas Causa-Efecto
• Espina de Pescado o Diagrama de Ishikawa
• Histogramas
• Listas de Chequeo
• Hojas de Chequeo
• Diseño de experimentos
• Análisis Costo-Beneficio
Pautas generales para implementar un programa SIX SIGMA
Características de un programa Seis Sigma
Un programa Six Sigma promueve un cambio de la cultura de una empresa, pues a partir de su implementación, se modifica la forma de identificar y tratar la solución de un problema. Algunos de los cambios se mencionan a continuación:
• Las metas de la empresa se enfocan, principalmente, en la atención de las necesidades del cliente. Las encuestas son la herramienta con la cual se obtiene la información para el programa.
• Todo proyecto que se ponga en marcha debe buscar un retorno monetario mínimo para la empresa.
• Búsqueda permanente de actividades que no agregan valor para la empresa. Esta labor no solo debe ser realizada por los mandos inferiores, sino que también, jefes y gerentes deben hacer lo mismo.
• Concebir la idea de que los problemas de la empresa son problema de todo a parte de los jefes o ejecutivos. El concepto de proceso se evidencia ante la necesidad de integrar esfuerzo de todo el conjunto buscando la participación y ayuda mutua.
• La manera de conseguir la solución de un problema, en cualquier sector de la empresa, es a través del diseño e implementación de procedimientos.
• La forma de solución de un problema definido o aprobado por la empresa debe ser seguido por todos los trabajadores.
Uno de los factores claves para el éxito de un programa Seis Sigma es la estructura implementada para su puesta en marcha. Esta estructura debe considerar lo siguiente:
• Método de solución de problemas y pautas para implementar la solución
• Estructura de responsabilidades y funciones
• Plan de capacitación y entrenamiento
• Políticas de personal
Funciones y estructura de responsabilidades de un Programa Six Sigma
Es clave que el equipo gerencial tenga la suficiente capacidad para resolver problemas y tomar decisiones. Sin un ambiente adecuado y la firme decisión de apoyar el programa, difícilmente, los buenos resultados se lograrán.
Lo indicado es una de las razones por la cual un programa Seis Sigma debe ser implementado de arriba hacia abajo, es decir, parte de la alta gerencia y se despliega hasta el último nivel operativo.
Es necesario que la alta gerencia esté convencida de implementar el programa Seis Sigma, que se haga responsable del desarrollo y esté siempre en busca de lograr los resultados esperados.
Para iniciar el programa, la alta gerencia debe designar un responsable de alto nivel para ser el líder del programa y dar confianza a la implementación del mismo.
Es usual contratar una empresa consultora para que apoye en la implementación y conducción del programa.
El líder no sólo debe trabajar para dentro de la empresa sino también para los clientes y el mercado debiendo centrar su atención en la visión de la empresa.
El líder debe definir las metas a ser alcanzadas por el programa y buscar la aprobación de la gerencia de la empresa.
La gerencia, una vez conocidas las metas, estas se discutirán, se aprobarán y pasarán a ser parte de los objetivos de la empresa. A partir de este momento, debe brindar las facilidades y los recursos necesarios.
El líder establecerá también las estrategias del programa, así como definir responsables en otras áreas de la empresa.
La estructura de funciones y responsabilidades del programa debe ser diseñada de acuerdo a una estructura existente o por necesidad de la empresa. Precisamente, el plan piloto que se debe implementar validará la mejor forma de implementar el programa en cada caso en particular.
Estructura del programa de formación y entrenamiento
Normalmente, el programa de entrenamiento se divide en 2 fases: La primera es la referida al entrenamiento para el programa Six Sigma de mejora de productos, servicios y procesos. La segunda es el entrenamiento para la innovación.
Los dos entrenamientos deben ser dados para todo el equipo de ejecutivos de la empresa, independientemente del nivel de conocimiento, experiencia dentro de sus funciones.
Una base para determinar o priorizar los entrenamientos y su nivel está en función a las personas, a la empresa y al nivel de experiencia y conocimiento de ellas.
Es común la realización de los siguientes tipos de entrenamiento:
• Workshop o presentación para la alta gerencia
• Workshop para la gerencia media
• Masterblackbelt
• Blackbelt
• Greenbelt
• Whitebelt
Los entrenamientos para blackbelts, greenbelts y whitebelts pueden ser direccionados a las áreas de la empresa. Usualmente, estos entrenamientos son diseñados para dos tipos de áreas: operativa y administrativa (ventas logísticas y otros). Por su lado, la formación de master blackbelt es prevista para aquellos candidatos que tengan una formación más amplia, incluyendo conocimiento de los problemas en las áreas anteriormente citadas.
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