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La administración de los costos y su relación con las áreas contables - Clasificaciòn de costos

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La Contabilidad Financiera tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la naturaleza y status del capital invertido en una empresa (balance general) y evaluar  los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades de operación (estado de resultados). El balance general indica la medida en que la administración de una empresa ha conservado los lineamientos que se le han  confiado. El estado de resultados revela la medida en que se emplearon adecuadamente estos recursos durante un período determinado. Las operaciones de llevar las cuentas, llevar un registro de las transacciones financieras y redactar los informes en armonía con estos objetivos se ajustan a principios de contabilidad ya establecidos.

En forma comparativa, la Contabilidad Administrativa proporciona información para los usuarios internos. Puesto que los administradores se interesan con frecuencia en ciertas partes o segmentos individuales de un negocio en lugar de interesarse en la organización como un todo, la información de la contabilidad administrativa, usualmente, se ocupa de ciertos aspectos individualizados en lugar de interesarse por el “gran panorama” de la Contabilidad Financiera.

La Contabilidad Administrativa no tiene la obligación de adherirse a los principios de contabilidad generalmente aceptados al proporcionar información para propósitos internos de los administradores. Más bien, este debe ser flexible para poder servir a las necesidades de la administración y para ser de utilidad a las funciones de los administradores.

En ese sentido, Charles T Horngren en su libro "Contabilidad de Costos un enfoque gerencial" define a la Contabilidad de Costos como “aquella actividad que mide, analiza y presenta información financiera y no financiera relacionada con el  costo de comprar o consumir recursos en una organización. Proporciona información tanto para la contabilidad administrativa como la financiera”. 

Por otro lado, Jesse T. Barfield en su libro " Contabilidad de costo-Tradiciones e innovaciones" define a la Contabilidad de Costos como la disciplina que estudia las técnicas o los métodos que permiten la determinación del costo de un proyecto, de un proceso o de un bien a través de una medición directa, una asignación arbitraria o una distribución sistemática y racional. 

La Contabilidad de Costos dirá cuánto le cuesta a la empresa fabricar cada tipo de producto. De dicho costo, qué parte corresponde a la materia prima, mano de obra y  los costos indirectos de fabricación.



Objetivos de la Contabilidad de Costos

Los objetivos de la Contabilidad de Costos son, entre otros, los siguientes:

Contribuir a fortalecer los mecanismos de coordinación y apoyo entre todas las áreas para el logro de los objetivos de la empresa;
Determinar costos unitarios para establecer estrategias que se conviertan en ventajas competitivas sostenibles, y para efectos de evaluar los inventarios de producción en proceso y artículos terminados;
Generar información que permita a los diferentes niveles de dirección una  mejor planeación, evaluación y control de sus operaciones;
Controlar los costos incurridos a través de comparaciones con costos previamente establecidos y, en consecuencia, descubrir ineficiencias;
Proporcionar información de costos, en forma oportuna, a la dirección de la empresa, para una mejor toma de decisiones.

Costo, gasto y pérdida

Juan Martín Carratalá define al costo: “Es el sacrificio económico en que se incurre para obtener un producto y ponerlo en condiciones de ser vendido”. 

Juan García Colín define al costo: “Como el valor monetario de los recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de bienes o servicios que se adquieren”. En el momento de la adquisición se incurre en el costo, lo cual puede originar beneficios presentes o futuros. 

En otros términos, se suele decir que es el sacrificio económico en que se incurre para obtener una unidad de costeo que puede consistir en una cosa material o inmaterial (bienes o servicios).

Los "gastos" son costos que se han aplicado contra el ingreso de un período determinado. Los gastos de administración (los salarios de oficina son gastos que    se aplican al período durante el cual se producen), los gastos de ventas y los gastos de financiamiento.
Las "pérdidas" son reducciones en la participación de la empresa, por las que no se ha recibido ningún valor compensatorio, sin incluir los retiros de capital. Por ejemplo, la destrucción de una planta por un huracán, el huayco o Niño costero o incendio son algunos caso de pérdida.


Clasificaciòn de costos

A modo de una clasificación inicial, todos los desembolsos o acumulaciones que influyen sobre el estado de resultados pueden tratarse de tres maneras:

1. Los desembolsos pueden "gastarse" o compararse con los ingresos en el periodo en el cual se producen. Los contadores tratan, de esta manera, los gastos que no son de fábrica, o sea, los de mercadotecnia, venta, distribu- ción y gastos administrativos.

2. Los desembolsos pueden "capitalizarse" como activo fijo, gastos o cargos diferidos u otros activos y, después, depreciarse, amortizarse o agotarse. Tales cargos son a) "gastados" en el periodo incurrido si no se relacionan con la producción o b) "inventariados" como costo de producto si no se rela- cionan con la producción o, más bien, con funciones que no son de fabrica- ción. La asignación de los cargos de depreciación y amortización al inventa- rio se establecen nuevamente como activo o se capitalizan.

3. Los desembolsos pueden ser "inventariados" o tratados como costos de productos que, cuando sean vendidos, se convertirán en el renglón de costos de artículos vendidos en el estado de resultados.


Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. A continuación, se presenta los más utilizados:

1. De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto

a) Costo directo es el que se identifica plenamente con una actividad, departamento  o  producto.  Por  ejemplo,  el  sueldo  correspondiente  a  la secretaria del director de ventas es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es directa para el producto, etcétera.

b) Costo indirecto es el que no se puede identificar con una actividad determinada,  por ejemplo  la depreciación de la  maquinaria  o el sueldo  del director de producción para el producto.

2. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados

a) Costos históricos son los que se incurrieron en un determinado periodo de tiempo, por ejemplo los costos de productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos costos son de gran ayuda para pre- decir el comportamiento de los costos predeterminados.
b) Costos predeterminados son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar presupuestos.

3. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos

a) Costos del periodo son los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios, por ejemplo alquiler de las oficinas de la compañía, cuyo costo se lleva en el periodo en que se utilizan las oficinas, sin importar cuándo se venden los productos.

b) Costos del producto son los que se llevan contra los  ingresos, únicamente, cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir, son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta, ya sea a crédito o al contado, de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado, quedarán co- mo inventariados.

4. De acuerdo con la autoridad sobre la incurrencia de un costo

a) Costos controlables son aquellos sobre los cuales una persona, a determinado nivel, tiene la autoridad para realizarlos o no, por ejemplo los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controla- bles por el director general de ventas; el sueldo de la secretaria, por su jefe inmediato, etcétera. Es importante hacer notar que todos los costos son controlables a uno u otro nivel de la organización. Los costos   controlables no son necesariamente iguales a los costos directos, porque, por ejemplo, el sueldo del director de producción es directo a su área, pero no controlable por él.
b) Costos no controlables se da cuando no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurren, tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor, ya que el costo por depreciación fue una decisión tomada por la alta gerencia.

5. De acuerdo con su comportamiento

a) Costos variables cambian o fluctúan en relación directa a una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas. Por ejemplo, la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción y las comisiones, de acuerdo con las ventas.
b) Costos fijos son los que permanecen constantes dentro de un periodo determinado, sin importar si cambia el volumen, por ejemplo los sueldos, la depreciación en línea recta, el alquiler del edificio, etcétera.

Dentro de los costos fijos tenemos dos categorías:

Costos fijos discrecionales son susceptibles de ser modificados, por ejemplo los sueldos, alquiler del edificio, etcétera.

Costos fijos comprometidos son los que no aceptan modificaciones; también, son llamados costos sumergidos, por ejemplo la depreciación de la maquinaria.

c) Costos semivariables  o  semifijos  están  integrados  por  una  parte  fija y una variable. Son  ejemplos  característicos  los  servicios  públicos,  la  luz, el teléfono, etcétera.

Características de los costos fijos y variables: Las características prin- cipales de los costos fijos se analizarán con mayor detalle dada la importancia de conocer y controlar su comportamiento.


Características de los costos fijos:

Controlabilidad: todos los costos fijos son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa.
Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada. Los costos fijos resultan del establecimiento de la capacidad para producir algo o para realizar alguna actividad. Lo importante es que  dichos costos no sean afectados por cambios de la actividad dentro de un nivel relevante.
Están relacionados con un nivel relevante. Los costos fijos deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen constantes en un amplio intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad. Para cualquier tipo de análisis sobre el comportamiento, es necesario establecer el nivel adecuado.
Regulados por la administración: la estimación de algunos costos fijos es fruto de las decisiones específicas de la administración, pero pueden variar según dichas decisiones (costos fijos discrecionales).
Están relacionados con el factor tiempo. Muchos de los costos fijos se identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable.
Son variables por unidad y fijos en su totalidad.


Características de los costos variables:

Controlabilidad: son controlables a corto plazo.
Son proporcionales a una actividad. Los costos variables fluctúan en proporción a una actividad, más que a un periodo específico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad.
Están relacionados con un nivel relevante. Los costos variables deben estar relacionados con una actividad dentro de un nivel normal o categoría relevante de actividad. Fuera de ese nivel, puede cambiar el costo variable unitario.
Son regulados por la administración. Algunos de los costos variables pueden ser modificados por las decisiones de la gerencia.
Los costos, en total, son variables; los unitarios son fijos. Esto es reconocer el efecto que tiene la actividad sobre el total de los costos.

El costo fijo y el costo variable proporcionan información para el cálculo del punto de equilibrio, y se puede realizar mediante la siguiente fórmula:

PEE = Q = CFT / (VVT-CVu)

6. De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones:

a) Costos relevantes se modifican o cambian de acuerdo con la opción que se adopte. También, se les conoce como costos diferenciales, por ejemplo cuando se produce la demanda de un pedido especial y existe capacidad ociosa. En este caso, los únicos costos que cambian, si se acepta  el pedido, son los de materia prima, energéticos, fletes, etcétera. La depreciación del edificio permanece constante, por lo que los primeros son relevantes y el segundo irrelevante para tomar la decisión.

b) Costos irrelevantes son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido. Esta clasificación ayudará a segmentar las partidas relevantes e irrelevantes en la toma de decisiones.

7. De acuerdo con el tipo de costo incurrido:

a) Costos desembolsables son aquellos que implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la Contabilidad. Dichos costos se convertirán más tarde en costos históricos. Un ejemplo de un costo desembolsable es la planilla de la mano de obra actual.

b) Costo de oportunidad es aquel que se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión. Un ejemplo de costo de oportunidad es el siguiente: la empresa X no utiliza, actualmente, 50% de la capacidad de su almacén; un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad ociosa por $120,000 anuales y, al mismo tiempo, se le presenta la oportunidad de participar en un nuevo mercado, lo cual ocasionaría que se ocupara un área ociosa del almacén. Por ello, al efectuar el análisis para determinar si le conviene o no expandirse, debe considerar como parte   de los costos de expansión los $120 000 que dejará de ganar por no alquilar el almacén.

8. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad:

a) Costos diferenciales son aquellos aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en la operación de la empresa. Estos costos son importantes en el proceso de la toma de decisiones, pues son ellos quienes mostrarán los cambios o movimientos sufridos en las utilidades de la empresa ante un pedido especial, un cambio en la composición de líneas, un cambio en los niveles de  inventarios, etcétera.

Costos decrementales: cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación, reciben el nombre de costos decrementales. Por ejemplo, el hecho de eliminar una línea de la composición actual de la empresa ocasionará costos decrementales.
Costos incrementales son aquellos en que se incurren cuando las variaciones en los costos son ocasionados por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa. Un ejemplo típico se presenta cuando se introduce una nueva línea en la composición existente, lo que trae como consecuencia la aparición de ciertos costos que reciben el nombre de incrementales.

b) Costos sumergidos son aquellos que, independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier cambio. Este concepto tiene relación estrecha con lo que ya se ha explicado acerca de los costos históricos o pasados, los cuales no se utilizan en la toma de decisiones. Un ejemplo de ellos es la depreciación de la maquinaria adquirida para efecto de tomarla en consideración o no, con objeto de evaluar la opción de vender cierto volumen de artículos con capacidad ociosa, o un precio inferior del normal. En estas circunstancias, es irrelevante tomar la depreciación en el análisis para aceptar ese pedido.

9. De acuerdo con su relación a una disminución de actividades:

a) Costos evitables son aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento, de tal forma que si se elimina el producto o el de- partamento, dichos costos se suprimen, por ejemplo el material directo de una línea que será eliminada del mercado.
b) Costos inevitables son aquellos que no se suprimen, aunque el departa- mento o producto sea eliminado de la empresa. Por ejemplo, si se elimina   el departamento de ensamble, el sueldo del director de producción no se modificará.

Las clasificaciones presentadas son las principales. Sin embargo, pueden existir otras que dependerán del punto de vista o criterio desde el cual pueda surgir una nueva clasificación.

10. De acuerdo con la función en la que se incurren:

a. Costos de producción son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados.
Materia prima es el costo de materiales integrados al producto, por ejemplo la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros, etcétera.
Mano de obra es el costo que interviene directamente en la transfor- mación del producto, por ejemplo el salario de un obrero que está en la línea de producción, etcétera.
Costos de fabricación indirectos son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa, por ejemplo el sueldo del supervisor, mantenimiento, energéticos, depreciación, etcétera.

b. Gastos de venta o de distribución son los que se incurren en el área que    se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último con- sumidor, por ejemplo publicidad, comisiones, etcétera.
c. Gastos de administración son los que se originan en el área administrativa, como sueldos, teléfono, oficinas generales, etcétera.


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