BPM y BPMN – Importancia del estándar BPMN

BPM: (Business Process Management = Gerencia de Procesos de Negocios) es un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de lograr a través de sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la organización. BPM abarca el apoyo creciente de TI con el objetivo de mejorar, innovar y gestionar los procesos de principio a fin, que determinan los resultados de negocio, crean valor para el cliente y posibilitan el logro de los objetivos de negocio con mayor agilidad.

El concepto de BPM, como disciplina de gestión por procesos, es amplio; tiene objetivos claros y bien definidos:

1. Lograr o mejorar la agilidad de negocio en una organización: Concepto que se entiende como la capacidad que tiene una organización de adaptarse a los cambios del entorno a través de los cambios en sus procesos integrados.

2. Lograr mayor eficacia: Se entiende como la capacidad de una organización para lograr, en mayor o menor medida, los objetivos estratégicos o de negocio.

3. Mejorar los niveles de eficiencia: Eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados, es decir, el grado de productividad de un resultado. El término está relacionado con los indicadores de productividad en cuanto a calidad, costos y tiempos.

BPMN: (Business Process Model and Notation = Modelo y Notación de Procesos de Negocio) es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow).

BPMN fue inicialmente desarrollada por la organización Business Process Management Initiative (BPMI), y es actualmente mantenida por el Object Management Group (OMG), después de la fusión de las dos organizaciones en el año 2005. Su versión actual es la 2.0.2.

El principal objetivo de BPMN es proporcionar una notación estándar que sea fácilmente legible y entendible por parte de todos los involucrados e interesados del negocio (stakeholders). Entre estos interesados, están los analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos), los desarrolladores técnicos (responsables de implementar los procesos) y los gerentes y administradores del negocio (quienes monitorizan y gestionan los procesos).

En síntesis, BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación que frecuentemente se presenta entre el diseño de los procesos de negocio y su implementación.

Importancia del estándar BPMN:

El papel del BPM, exige un nuevo lenguaje común en el mundo de los negocios y de la TI (Tecnología de la información), que es BPMN (Business Process Model and Notation) el estándar de OMG.

BPMN es lo suficientemente simple y fácilmente comprensible para ser aplicado en cualquier negocio, sin embargo, es suficientemente rico como para apoyar la aplicación ejecutable, sin cambiar el metamodelo subyacente. Como resultado, se ha convertido en el estándar de facto o la dirección del futuro de BPM Suite los vendedores que van de Lombardi, Savvion, y Apia, a TIBCO, Oracle, IBM y SAP. Por lo tanto, la comprensión de cómo modelar procesos con eficacia en BPMN se ha convirtiendo en una habilidad que cualquier experto en el tema de procesos de negocio debe conocer.

Durante años las herramientas de BPM que tenían alguna noción de cajas y flechas, estaban apoyadas en BPMN, y no hay duda de que muchos Suites BPM ahora dicen apoyar BPMN 2.0 en sus herramientas de diseño ejecutable. En resumen, la importancia de modelar con BPMN radica en lo siguiente:

1. BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.

2. BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.

3. BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.

4. BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización.

Lo que es y lo que no es BPMN

BPMN fue desarrollado para modelar procesos. Esta afirmación suena banal, pero en muchas ocasiones se critica que BPMN no puede representar las siguientes estructuras:

1. Mapas de procesos

2. Estructuras organizacionales

3. Estructuras de datos

4. Estrategias y modelos de negocio

5. Reglas de negocio

6. Infraestructura de TI

BPMN se concentra en el modelamiento de los procesos y no de otras estructuras organizacionales. BPMN no fue concebida como una notación para modelar otras estructuras de la arquitectura empresarial. Nos parece bien que así sea; imagínese la complejidad que tendría, fuera de la que tiene, si pretendiese abarcar la metodología y las reglas sintácticas para todos los otros modelos que describen una organización.

También, nosotros estamos conscientes que no es suficiente aplicar solo BPMN para introducir BPM en una organización. Muchos expertos de BPM, sobre todo aquellos que vienen del mundo de ARIS y han utilizado la técnica de «event process chain (EPC)» se quejan que BPMN no es suficiente. Esta falta de entendimiento se debe principalmente a que no comprendieron los objetivos del estándar de BPMN:

Modelos de BPMN pueden relacionarse con otros modelos de una arquitectura empresarial. BPMN ofrece la posibilidad de ampliarse, por ejemplo de incluir símbolos propios o de relacionarse con otros objetos de una arquitectura empresarial.

Admitimos que sería mejor si es que existiera una convención que fuera más allá de solo contemplar la vista de los procesos. La integración a una arquitectura empresarial no lo considera el estándar, pero tampoco lo impide.

Así algunas empresas han hecho esta integración en sus plataformas de arquitectura empresarial.

BPMN en las Organizaciones – El Ciclo BPMN

Una Organización puede iniciar un Proyecto de BPM en las siguientes situaciones:

a) Para el rediseño y/o mejoramiento del rendimiento de procesos existentes y actuales con apoyo de tecnología.

b) Levantar y documentar procesos actuales, con la finalidad de automatizarlos u otros fines como por ejemplo preparar una certificación de ISO 9000.

c) Introducir un nuevo proceso en la organización.

En la mayoría de los casos, nos encontramos con la primera situación en proyectos de BPM, ya que se espera una mejora por medio de un rediseño y una posterior implementación por medio de TI.

Por lo general los modelos de BPM, son muy simples o muy complejos. Si son muy simples, contienen solo procedimientos banales y sirven a lo más para presentaciones de marketing. Mientras que si son modelos muy complejos tratan de captar todas las ocurrencias y eventualidades, amarrando u obligando al usuario en un plan de trabajo demasiado intensivo, que generalmente no es aplicable en la práctica.

Por otra parte, si no contamos con ningún modelo nos faltaría una carta de navegación para orientarnos en nuestros proyectos de BPM. A continuación, presentamos un modelo que representa el ciclo de BPM, ni muy simple ni muy sofisticado, pero que ha dado muy buenos resultados en la práctica.

El ciclo está pensado para ser aplicado para cada proceso por separado o en forma independiente. Cada proceso puede encontrarse en un estado diferente del ciclo. El ciclo comienza a partir de dos posibles constelaciones:

Un proceso actual que debe levantarse y documentarse y/o rediseñarse. Se debe introducir un nuevo proceso, no existente en la organización.

En la fase de “Levantamiento del Proceso” primero, se debe recoger la información sobre cómo está organizado el flujo de trabajo. Esto se realiza con la ayuda de técnicas de moderación, talleres, entrevistas, recolección de documentación, etc.

Para esto, en el proceso a levantar, se debe:

- Delimitar claramente de procesos anteriores o posteriores.

- Describir los servicios que produce para los clientes y qué prioridad tiene desde el punto de vista de los objetivos empresariales

- Representar tanto el flujo de trabajo como los roles que intervienen en cada uno de los pasos, los recursos que se utilizan y los sistemas de información que lo apoyan

En la etapa de “Documentación del Proceso” el conocimiento adquirido en la etapa de levantamiento, se documenta en un modelo de procesos que refleja la situación actual.

La documentación resultante comprende los diagramas de los flujos, fichas de descripción, políticas de negocio y procedimientos que se utilizan para ejecutar el trabajo.

Las debilidades identificadas, en la fase de “Análisis de mejora” o las desviaciones que muestra el “Monitoreo del Proceso”, son , por lo general, el punto de partida para un rediseño de procesos. Eventualmente, se pueden evaluar diferentes variantes o escenarios con ayuda de simuladores. Esto aplica también si se está diseñando un proceso nuevo. En ambos casos, el resultado o entregable, es un modelo de procesos deseado (To be).

La etapa de “Implementación del Proceso” abarca tanto la implementación técnica como también las adaptaciones organizacionales que se requieren. La gestión del cambio (en inglés: Change Management) y la estrategia de comunicación constituyen elementos fundamentales a considerar para el éxito del proyecto. El modelo técnico puede implementarse por medio de un Process Engine o una Suite de BPM (en inglés: Business Process Management Suite, BPMS) o a través de un clásico desarrollo de software. El resultado final de la implementación técnica del proceso en la situación actual (As is) automatizado y documentado, corresponde con el modelo de proceso deseado (To be).

En la literatura y en el mercado, se utilizan varios términos para sistemas que implementan procesos: sistema de workflow (WfM), Business Process Management Suite (BPMS), motor de workflow y Process Engine. De ahora en adelante, vamos a utilizar preferentemente el término «Process Engine» en forma genérica que en la práctica puede ser cualquiera de ellos. Por lo general, la Suite de BPM (BPMS) es el sistema más completo que trae todas las componentes integradas (modelador técnico, motor de workflow, panel de control, interfaz de usuario, APIS de integración y en algunos casos Enterprise Service Bus (ESB).

Las fases desde el “Levantamiento del Proceso” hasta la “Implementación del Proceso” se administran, por lo general, por medio de la organización de un proyecto, mientras que el “Monitoreo del Proceso” (en inglés: Process controlling) se concibe como un proceso continuo y forma parte de todas las operaciones. Las actividades más importantes de “Monitoreo del Proceso” son el control constante de las operaciones (técnicamente hablamos del control de instancias de los procesos reales) y su respectiva evaluación de los indicadores. De acuerdo a la escuela de BPM, si se detectan problemas puntuales debieran corregirse de inmediato o en línea. Si hay recursos disponibles, es posible solucionar problemas estructurales sin necesidad de formular un proyecto, pero si sus causas no están claras o son complejas, se hace necesario planificar e implementar un proyecto de mejora y rediseño. La decisión sobre si es necesario formular un proyecto nuevo o instalar un equipo de trabajo en operaciones, debiera tomarla el responsable del proceso de común acuerdo con los participantes.

Con esta breve explicación de cómo funciona el ciclo de BPM, el lector se dará cuenta de la importancia que tienen los modelos de procesos en BPM y junto a ello la importancia que puede adquirir un estándar de modelamiento como BPMN. Usted puede constatar también que el modelamiento de procesos no es una etapa del ciclo de BPM, sino que es más bien una actividad transversal, porque de facto se aplica en todas las fases del ciclo, sobre todo en las fases de “Documentación del Proceso”, “Diseño As is” y “Diseño To be”. Desgraciadamente, siempre nos volvemos a encontrar con gente que confunden la “Documentación del Proceso” con el modelamiento del proceso y lo incluyen como una fase en el ciclo; esto es una equivocación.

El ciclo BPM muestra en sus principales fases cómo funciona el círculo virtuoso de mejora continua de los procesos. Para aplicarlo es necesario:

Asignar responsabilidades a los procesos y a cada uno de sus pasos Emplear métodos de análisis y gestión en el contar con el apoyo de soluciones adecuadas de TI.

Lograr una coordinación fluida entre estas tres componentes es tarea de gestión por procesos (BPM-Governance). Gestión por procesos se encuentra por sobre cualquier proyecto de BPM y tiene por consiguiente la misión de introducir la «Gestión por Procesos de Mejora Continua».

El primer objetivo de BPMN fue desarrollar una notación gráfica que permitiera automatizar en forma más rápida los procesos. Esta es la razón del porqué usted tiene que entender los fundamentos de TI si quiere diseñar buenos modelos en BPMN. Si  ha logrado entender los conceptos detrás de BPMN, habrá construido fundamentos sólidos para diseñar buenos modelos y de esta forma poder cerrar la brecha entre la capa de negocio y la capa de TI. (Freund et.al., 2014).

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