Un negocio es un sistema complejo. Está constituido por una organización, en la cual generalmente, se distinguen tanto elementos tangibles como intangibles tales como grupos de trabajo formales y las funciones de dichos grupos. Algunas de estas funciones, sin embargo, no están restringidas a un solo departamento; cruzan horizontalmente a través de varios departamentos.
El método tradicional para documentar un negocio es dibujar un mapa de la organización, que divida la empresa en un número de departamentos o secciones como por ejemplo, producción, mercadotecnia, ventas, investigación y desarrollo entre otros.
Esta técnica, pese a ser simple, no ofrece en su propia naturaleza una visión global de la organización, de manera que la documentación desarrollada con frecuencia cae en los extremos de ser redundante, contradictoria o inexistente.
La Notación para el Modelado de Procesos de Negocios (Business Process Modeling Notation) es una iniciativa mantenida actualmente por la Object Management Group, Inc. (OMG), la cual ha sido usada para el modelado es el proceso de negocio, el cual describe las actividades clave de la organización y cómo se relacionan e interactúan con los recursos del negocio para lograr la meta establecida para el proceso (OMG, 2008).
Sin embargo, este ideal de abstraer la realidad mediante un modelo no está exento de ciertas consideraciones.
Un modelo de negocio nunca puede ser totalmente exacto o completo, simplemente, porque ninguno de los posibles observadores de un negocio tendrá una percepción idéntica o estará de acuerdo con un modelo exacto. El modelo debe concentrarse en las tareas y mecanismos clave principales del negocio. Determinar con precisión las tareas principales e identificar qué debe plasmarse en el modelo es responsabilidad del modelador, lo que implica una cierta proporción de subjetividad. Igualmente, el modelo de una vista futura de un negocio no necesariamente va a realizarse tal como se planeó.
Los cambios en el mundo real pueden afectar la base sobre la que el modelo fue creado quedando este como algo incompleto (Hernández, 2005). Pese a estas limitaciones, los siguientes argumentos para producir modelos de negocio apoyan su existencia:
1. Permiten comprender mejor los mecanismos clave de un negocio existente: Se debe proveer una imagen clara de sus roles y tareas en la organización global, los modelos pueden ser usados para entrenar a las personas. Pueden ser usados tanto en una organización jerárquica como en una organización orientada a procesos.
2. Actúan como base para crear sistemas de información: Las descripciones de negocio son usadas para identificar el apoyo de sistemas de información a los principales procesos de la organización. Los modelos también son usados como una base para especificar los requerimientos clave de esos sistemas.
3. Facilitan la identificación de ideas para mejorar la estructura actual del negocio y su operación: Los modelos permiten identificar situaciones susceptibles de ser mejoradas, la construcción de un modelo implica un proceso reflexivo del porqué se hacen las cosas como se hacen, de manera que pueden visualizarse cambios en el negocio actual que son necesarios para implementar el modelo mejorado.
4. Para experimentar con un nuevo concepto de negocio: Un modelo es una entidad conceptual de bajo costo sobre, la cual pueden hacerse ciertas pruebas para validar su operación, lo que los hace ser un medio para la adopción de mejores prácticas inspiradas por otros modelos de negocios exitosos. También, permite tomar ventaja mediante la adopción de nuevas tecnologías, tales como las relacionadas con Internet.
5. Para identificar oportunidades de Outsourcing: Los elementos del negocio no considerados como parte central, son delegados a proveedores externos. Los modelos son usados como especificación para los proveedores.
6. Para mostrar la estructura de un negocio innovado: Los modelos sirven para presentar ante la gerencia la nueva propuesta de trabajo, de manera tangible y concreta. A partir de este punto, es posible definir nuevas acciones, entonces los modelos se vuelven la base para los planes de acción que apoyarán la transformación del negocio.
Recuerda:
1. El modelo de negocios es el estudio de la organización y se le define como un proceso de representación de uno o más aspectos o elementos de una empresa u organización.
2. La importancia de modelar los procesos de Negocios puede apreciarse por lo siguiente:
1. Permiten comprender mejor los mecanismos clave de un negocio existente.
2. Actúan como base para crear sistemas de información.
3. Facilitan la identificación de ideas para mejorar la estructura actual del negocio y su operación.
4. Para experimentar con un nuevo concepto de negocio.
5. Para identificar oportunidades de Outsourcing.
6. Para mostrar la estructura de un negocio innovado.
7. El Modelado de procesos de negocios tiene diversos estándares normados por la OMG, entre ellos tenemos a BPMN, UML, XMI, CORBA, entre otros.
8. BPMN es un estándar administrado por la OMG (Object Management Group) y ahora es una norma ISO (International Organization for Standardization) que lleva el código ISO / IEC 19510:2013
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